Na goedkeuring

Alle substantiële wijzigingen (budget, titel, coproductie, uitgavenperiode, …) moet je, van zodra ze bekend zijn, melden aan VLAIO via het wijzigingsformulier. Bij aanvragen vanaf 2024 is in de online toepassing de mogelijkheid voorzien om alle belangrijke wijzigingen op te nemen bij het aanvragen van de diverse schijven.

We aanvaarden alleen goedgekeurde wijzigingen bij de controle.

De steun wordt intuitu personae toegekend en mag dus niet worden overgedragen aan een andere begunstigde zonder schriftelijke instemming van VLAIO.

VLAIO betaalt de steun uit in drie schijven volgens het schema hieronder.

• Een eerste schijf van 40% wordt uitbetaald als je aantoont dat minstens 80% van de totale financiering én minstens 50% van het bedrag aan Belgische federale Tax Shelter definitief verworven zijn.

• Een tweede schijf van 30% wordt uitbetaald als je aantoont dat de productie lopende is. Dat kan met een call sheet met programma en werkplan van de eerste draaidag (voor fictie en documentaire) of een verslag van de eerste animatiedag (voor animatie).

• Een derde schijf van 30% wordt uitbetaald als de uitgaven die in aanmerking komen voor steun volledig betaald zijn.

Je moet de uitbetalingsaanvragen voor alle schijven aanvragen binnen de 12 maanden na het einde van de uitgavenperiode. Zo niet, vervalt de vordering en kan de betaling niet meer worden uitgevoerd.

De schijven worden uitbetaald op voorwaarde dat je de schijf tijdig bij VLAIO hebt aangevraagd en alle relevante informatie hebt bezorgd. Je moet jouw aanvraag indienen via e-mail aan jouw VLAIO-dossierbeheerder, van wie je de naam kan vinden in de beslissing tot steuntoekenning en via email hidden; JavaScript is required.

Voor steun toegekend vanaf de eerste oproep van 2024 kan je de uitbetaling uitsluitend online aanvragen. Aangezien het niet mogelijk is een conceptversie van een uitbetalingsaanvraag te bewaren, raden wij aan om vooraf de gebruikershandleiding door te nemen en volgende bijlagen te verzamelen:

• het definitieve coproductiecontract, voor zover niet aanwezig in het aanvraagdossier (verplicht bij schijf 1)

• een geüpdatet versie van de projectbegroting (verplicht bij schijf 1 & 3)

• motivering wijziging uitgaven (verplicht bij elke schijf indien van toepassing)

• draaiplan (verplicht bij schijf 2)

• callsheet eerste draaidag (verplicht bij schijf 2)

• accountantsverslag (verplicht bij schijf 3)

• leverancierslijst (verplicht bij schijf 3)
  

Bij elke schijfaanvraag moet je ook het financieringsplan updaten. Hierbij moet je ook de finale contracten en uitvoeringsovereenkomsten per financieringsbron toevoegen. Bij de aanvraag van de eerste schijf moet al 80% van het totale productiebudget én minstens 50% van het bedrag aan Belgische federale Tax Shelter definitief bevestigd zijn. Bij aanvraag van de derde schijf moet je 100% van de financiering kunnen staven.

Bij de controle kan VLAIO al de informatie en stukken die nodig zijn om de elementen uit de beslissing tot steuntoekenning te controleren opvragen. De conclusies van deze controle en eventuele andere opmerkingen (bijvoorbeeld ex post inbreuken betreffende de ontvankelijkheid) worden opgenomen in het controleverslag. Een controle vindt normaliter plaats na de aanvraag van de derde en laatste schijf, maar kan ook op initiatief van VLAIO plaatsvinden.

Als jouw project ook VAF-steun heeft gekregen, kunnen VLAIO en het VAF beslissen om de controle voor beide steunmechanismen samen te laten plaatsvinden door zowel een inspecteur van VLAIO als van het VAF.

VLAIO ontvangt een pro rata recoupmentpercentage van alle netto-ontvangsten die gegenereerd worden door de exploitatie van het audiovisuele werk en dit vanaf de eerste euro aan netto-ontvangsten, gelijktijdig en in eerste rang met de andere financiers.

VLAIO volgt de netto-ontvangsten minimaal 5 en maximaal 15 jaar op, afhankelijk van de gerealiseerde inkomsten. Je moet detailinformatie over die inkomsten en kosten, genaamd de ‘exploitatie-afrekening’, bijhouden en rapporteren.

Je moet de exploitatie-afrekening van het voorbije kalenderjaar vanaf het jaar dat volgt op het jaar van de eerste publieke vertoning jaarlijks op 31 maart aan VLAIO bezorgen. De eerste 5 jaar moet je die documenten op eigen initiatief voorleggen, ook indien er geen inkomsten zijn voor Screen Flanders. Na deze 5 jaar hoeft dat alleen op uitdrukkelijk verzoek van VLAIO. Als je deze afrekeningen niet jaarlijks voorlegt, kan VLAIO overgaan tot terugvordering van het volledige steunbedrag.

Onderstaande checklist geeft alle stappen weer die je moet doorlopen binnen de opvolging van jouw ondersteunde aanvraag. Je kan ook telkens terugvinden bij wie je voor welk onderdeel terecht kan.